Excel建立數(shù)據(jù)庫技巧

2013-06-19 13:23 作者：ly 瀏覽量：

日常工作中，我們常常需要建立一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)庫。例如我為了管理全鄉(xiāng)的農(nóng)業(yè)稅，需建立一數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫第一個(gè)字段名為村名，第二個(gè)字段名為組別。我鄉(xiāng)共19個(gè)村，每個(gè)村7～17個(gè)組不等，共計(jì)258個(gè)組。這個(gè)數(shù)據(jù)庫用數(shù)據(jù)庫軟件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立——逐個(gè)兒輸入嗎，只有傻瓜才有這種想法。用Access宏或FoxPro編程來輸入吧，這些數(shù)據(jù)似乎還嫌不夠規(guī)則（每個(gè)村對應(yīng)的組數(shù)不一定相同），這個(gè)程序編寫可就不那么簡單了，除非你是編程高手兼編程迷，否則可有小題大作之嫌了。電腦知識大全

其實(shí)Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們?nèi)魏我粋€(gè)人都可輕松搞定這些數(shù)據(jù)庫：

第一步：打開Excel97（Excel2000當(dāng)然也行），在A列單元格第1行填上“村名”（ it外包 ），第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村” （注：東山17個(gè)組，2＋17=19據(jù)此推算），第28行填上“橫坡村”（算法同前，牛背嶺村9個(gè)組：19＋9=28），如此類推把19個(gè)村名填好。

第二步：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”并在此按鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制”把這三個(gè)字復(fù)制剪貼板（ 電腦維護(hù) ），然后在每一個(gè)填有村名的那一行的B列點(diǎn)一下鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”在那里填上一個(gè)“第1組”。

第三步；用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中A2“東山村”單元格，然后把鼠標(biāo)單元格右下角（此時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)閱?ldquo;十”字形），按住鼠標(biāo)往下拖動，拖過的地方會被自動填上 “東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用鼠標(biāo)“一拖了之”。填組別時(shí)你別擔(dān)心Excel會把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫成“第一組”，Excel會自動把它識別為序列進(jìn)行處理。所以拖動“第1組”時(shí)，填寫的結(jié)果為“第2組”“第3組”……填完這兩個(gè)字段后，其它的數(shù)據(jù)可以繼續(xù)在Excel中填寫，也可等以后在數(shù)據(jù)庫軟件中填寫，反正勞動強(qiáng)度差不多。

第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access數(shù)據(jù)庫，那么別管它，就用Excel默認(rèn)的“.xls”格式保存下來。如果你需要建立的是FoxPro數(shù)據(jù)庫，那么請以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。

第五步：如果需要的是Access數(shù)據(jù)庫，那么你還必需新建一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫，在“新建表”的對話框里（ 門禁監(jiān)控 ），你選擇“導(dǎo)入表”然后在導(dǎo)入對話框中選擇你剛剛存盤的“.xls”文件。（什么？你找不到？！這個(gè)對話框默認(rèn)的文件類型是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好導(dǎo)入文件后，你只要注意把一個(gè)“第一行包含列標(biāo)題”的復(fù)選框 芯托辛耍ㄈ綣 你不需要ID字段，你可以在Access向你推薦主關(guān)鍵字時(shí)拒絕——選擇“不要主關(guān)鍵字”），其余的你都可視而不見，只管按“下一步”直至完成。導(dǎo)入完成后你可以打數(shù)據(jù)庫進(jìn)行使用或修改。如果你需要的是FoxPro數(shù)據(jù)庫，那么更簡單，可以直接用FoxPro打開上一步你存盤的“.dbf”文件，根據(jù)需要進(jìn)行一些諸如字段寬度、字段數(shù)據(jù)類型設(shè)置就可以使用了。