Excel建立數據庫的技巧

2013-09-03 10:13 作者：ly 瀏覽量：

日常工作中，我們常常需要建立一些有規律的數據庫。例如我為了管理全鄉的農業稅，需建立一數據庫，該數據庫第一個字段名為村名，第二個字段名為組別。我鄉共19個村，每個村7～17個組不等，共計258個組。這個數據庫用數據庫軟件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立——逐個兒輸入嗎，不行太麻煩了。用Access宏或FoxPro編程來輸入吧，這些數據似乎還嫌不夠規則（每個村對應的組數不一定相同），這個程序編寫可就不那么簡單了，除非你是編程高手兼編程迷，否則可有小題大作之嫌了。

其實Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們任何一個人都可輕松搞定這些數據庫：

第一步：打開Excel97（Excel2000當然也行），在A列單元格第1行填上“村名”，第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村” （注：東山17個組，2＋17=19據此推算），第28行填上“橫坡村”（算法同前，牛背嶺村9個組：19＋9=28），如此類推把19個村名填好。

第二步：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”并在此按鼠標右鍵選擇“復制”把這三個字復制剪貼板，然后在每一個填有村名的那一行的B列點一下鼠標右鍵選擇“粘貼”在那里填上一個“第1組”。

第三步；用鼠標點擊選中A2“東山村”單元格，然后把鼠標單元格右下角（此時鼠標變為單“十”字形），按住鼠標往下拖動，拖過的地方會被自動填上 “東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用鼠標“一拖了之”。填組別時你別擔心Excel會把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫成“第一組”，Excel會自動把它識別為序列進行處理。所以拖動“第1組”時，填寫的結果為“第2組”“第3組”……填完這兩個字段后，其它的數據可以繼續在Excel中填寫，也可等以后在數據庫軟件中填寫，反正勞動強度差不多。

第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access數據庫，那么別管它，就用Excel默認的“.xls”格式保存下來。如果你需要建立的是FoxPro數據庫，那么請以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。

第五步：如果需要的是Access數據庫，那么你還必需新建一個Access數據庫，在“新建表”的對話框里，你選擇“導入表”然后在導入對話框中選擇你剛剛存盤的“.xls”文件。（什么？你找不到？！這個對話框默認的文件類型是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好導入文件后，你只要注意把一個“第一行包含列標題”的復選框 芯托辛耍ㄈ綣 你不需要ID字段，你可以在Access向你推薦主關鍵字時拒絕——選擇“不要主關鍵字”），其余的你都可視而不見，只管按“下一步”直至完成。導入完成后你可以打數據庫進行使用或修改。如果你需要的是FoxPro數據庫，那么更簡單，可以直接用FoxPro打開上一步你存盤的“.dbf”文件，根據需要進行一些諸如字段寬度、字段數據類型設置就可以使用了。

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